E-ticaret mağazanızda sipariş hacmi arttıkça, her siparişi manuel olarak onaylamak, kargo sürecine hazırlamak ve durumunu güncellemek ciddi bir zaman kaybına dönüşür. Shopify, işletme sahiplerinin operasyonel yükünü azaltmak amacıyla sipariş işleme süreçlerini tamamen insansız yürütebilecek güçlü araçlar sunar. Doğru yapılandırılmış bir otomasyon sistemi, siparişin sisteme düştüğü andan kargoya hazır hale geldiği aşamaya kadar olan tüm adımları saniyeler içinde tamamlayarak müşteri memnuniyetini artırır ve paketleme hatalarını en aza indirir.
Shopify’da Otomatik Sipariş İşleme Yöntemleri Nelerdir?
Shopify altyapısında siparişlerin otomatik olarak işleme alınması için iki ana yöntem bulunur. İlki, mağazanın genel ayarları üzerinden aktifleştirilen ve hiçbir ek kural barındırmayan “Temel Otomasyon” yöntemidir. Bu yöntemde sipariş gelir gelmez sistem tarafından doğrudan “gönderildi” olarak kabul edilir.
İkinci yöntem ise Shopify mağaza sahiplerine esneklik sağlayan “Gelişmiş Otomasyon” seçeneğidir. Bu yöntemde Shopify Flow adı verilen ücretsiz uygulama kullanılır. Gelişmiş otomasyonda siparişlerin doğrudan işleme alınması yerine, belirlediğiniz özel koşulların gerçekleşmesi beklenir.
Temel Otomatik Sipariş İşleme Ayarı Nasıl Açılır?
Tüm siparişlerin istisnasız bir şekilde anında onaylanmasını ve gönderildi statüsüne geçmesini istiyorsanız, Shopify admin paneli üzerinden temel ayarı aktif hale getirmeniz gerekir. Bu işlem sonraki siparişlerin tamamını etkiler.
Otomatik Sipariş İşleme Kurum Adımları
Temel otomasyon sistemi kurmak için aşağıda yer alan adımları takip edebilirsiniz:
Shopify yönetim panelinizin sol alt köşesinde bulunan Settings (Ayarlar) seçeneğine gidin.
Ardından General (Genel) bölümüne tıklayın.
Sayfayı aşağı kaydırarak Order processing (Sipariş işleme) alanını bulun.
Bu alanda yer alan “Automatically fulfill the order’s line items“ (Siparişin ürün satırlarını otomatik olarak karşıla) seçeneğini işaretleyin.
Son olarak yaptığınız değişiklikleri kaydedin.
Otomatik Sipariş İşleme Ayarı Açıldığında Mağazada Ne Değişir?
Ayarı kaydedip aktif ettiğiniz an, müşterileriniz web sitenizden bir satın alma işlemi gerçekleştirdiğinde, sistem ürünleri otomatik olarak gönderilmiş kabul eder. Siparişin genel durumu anında “Fulfilled“ (Karşılandı) olarak güncellenir. Eğer ayarlar esnasında “Notify customers of their shipment“ seçeneğini de işaretlediyseniz, müşteriye otomatik olarak kargo ve gönderim bilgilendirme e-postası iletilir. Bu sistem, filtreleme yapmadığı için yüksek dolandırıcılık riski taşıyan siparişleri bile ayırt etmeden doğrudan otomatik olarak onaylar.
Shopify Flow ile Gelişmiş Otomasyon Nasıl Yapılır?
Her siparişin doğrudan onaylanması riskli sektörlerde veya özel kurallarla çalışan mağazalarda sorun yaratabilir. Shopify Flow, mağazanızdaki rutin görevleri belirli mantık kurallarına (Tetikleyici, Koşul, Eylem) göre otomatikleştiren ücretsiz bir Shopify uygulamasıdır.
Shopify Flow Mağazanıza Ne Tür Kolaylıklar Sağlar?
Uygulama içerisinde sıfırdan bir senaryo üretebileceğiniz gibi Shopify tarafından hazırlanan hazır şablonları da kullanabilirsiniz. Gelişmiş otomasyon sayesinde belirli tutarın üzerindeki siparişleri otomatik etiketleyebilir, şüpheli işlemleri iptal edebilir, düşük riskli siparişlerin ödemelerini otomatik tahsil edebilir ya da belirli ürünleri içeren siparişlerin hazırlık süreçlerini kurallarınıza göre beklemeye alabilirsiniz.
Risk Kontrolüne Dayalı Bir Otomasyon Nasıl Kurulur?
Özellikle sahte siparişlerin veya çalıntı kart kullanımlarının önüne geçmek için risk odaklı bir akış kurabilirsiniz. Bunun için Flow uygulamasında tetikleyici olarak “Order risk analyzed” (Sipariş riski analiz edildi) fonksiyonunu seçmeniz gerekir. Kredi kartı ödemelerinde bu otomasyonun çalışabilmesi için mağaza ödeme ayarlarınızda “manual capture” (manuel ödeme yakalama) seçeneğinin açık olması şarttır. Shopify Flow, gelen analize göre yüksek riskli siparişleri anında iptal edip stoğu geri yükleyebilir veya güvenli siparişlerin ödemesini otomatik olarak kasaya aktarabilir.
Sipariş işleme otomasyonunu kargo tarafıyla birlikte kurmak, siparişlerin hazırlanıp kargoya verilmesini de hızlandırır; kargo firmalarının Shopify bağlantısını kargo entegrasyonu yazımızda anlattık. Shopify Flow ile B2B siparişlerinde neler yapılabileceğini ise B2B satış yazımızda bulabilirsiniz.
Shopify Flow ile hazır otomasyon örnekleri
Shopify Flow, ücretli tüm Shopify planlarında kullanılabilen bir otomasyon aracıdır. Hazır şablonlarla başlayıp mağazanıza göre özelleştirebilirsiniz. Sipariş işleme tarafında en sık kullanılan akışlar:
Yüksek riskli siparişleri işaretlemek: Shopify’ın dolandırıcılık analizi bir siparişi yüksek riskli olarak değerlendirdiğinde siparişe etiket ekleyip gönderimi beklemeye almak ve ekibe e-posta veya Slack bildirimi göndermek.
VIP müşterileri ayırmak: Belirli bir tutarın üzerindeki veya belirli sayıda sipariş vermiş müşterilerin siparişlerine “VIP” etiketi eklemek ve paketlemede öncelik vermek.
Stok uyarısı: Bir ürünün stoğu belirlediğiniz seviyenin altına düştüğünde satın alma ekibine bildirim göndermek.
Dijital ürünleri anında teslim etmek: Yalnızca dijital ürün içeren siparişleri otomatik olarak gönderildi durumuna almak.
Kampanya siparişlerini etiketlemek: Belirli bir indirim kodu kullanılan siparişleri etiketleyerek kampanya performansını takip etmek.
Otomatik sipariş işlemede dikkat edilmesi gerekenler
Stok doğruluğu: Otomatik onay, stok verisi doğru değilse olmayan ürünlerin satılmasına yol açar. Stok bir ERP veya depo sisteminden geliyorsa senkronizasyon sıklığını kontrol edin.
Ön sipariş ve kısmi gönderim: Ön siparişli veya farklı depolardan gönderilen ürünler için tüm siparişi otomatik olarak gönderildi durumuna almak müşteriye yanlış bilgi verir. Bu ürünleri ayrı akışlarla yönetin.
Fatura entegrasyonu: Sipariş onaylandığında e-Arşiv veya e-Fatura’nın otomatik kesildiği bir entegrasyonunuz varsa, iptal ve iade senaryolarının da otomatik işlendiğinden emin olun.
Müşteri bildirimleri: Otomatik gönderim, müşteriye “siparişiniz kargolandı” e-postası gönderir. Kargo takip numarası henüz oluşmadıysa bu e-posta yanıltıcı olabilir.
Test: Yeni bir akışı canlıya almadan önce test siparişleriyle deneyin ve ilk günlerde sonuçları yakından izleyin.
Sipariş otomasyonunu ERP ve depo sistemleriyle birleştirmek
Sipariş hacmi büyüdükçe otomasyonun Shopify’ın içinde kalması yeterli olmaz. Siparişlerin ERP sistemine, depo yönetim yazılımına ve kargo firmasına otomatik aktarıldığı, stok ve sipariş durumlarının da geri senkronize edildiği bir yapı, manuel iş yükünü büyük ölçüde ortadan kaldırır. Bu tür entegrasyonların planlanması ve kurulumu için Shopify yazılım hizmetlerimiz sayfasına göz atabilirsiniz.
Hangi Otomatik Sipariş İşleme Yöntemini Seçmelisiniz?
Doğru yöntemi seçmek tamamen iş modelinize, sattığınız ürünün türüne ve günlük sipariş hacminize bağlıdır. İhtiyaçlarınızı netleştirmek yanlış yöntemi seçmenizi engeller.
Temel Otomasyon Kimler İçin Uygundur?
Eğer dijital ürün satıyorsanız, dropshipping yapıyorsanız veya tüm siparişlerinizde istisnasız olarak aynı standart operasyonel süreci uyguluyorsanız, temel otomasyon sizin için yeterlidir. Siparişlerin risk analiziyle vakit kaybetmek istemeyen ve doğrudan paketleme aşamasına geçmeyi hedefleyen mikro işletmeler bu yöntemi tercih etmelidir.
Shopify Flow Hangi Durumlarda Gereklidir?
Siparişlerinizde tutara, ülkeye, müşteri geçmişine veya ürün tipine göre farklı aksiyonlar almanız gerekiyorsa Shopify Flow kullanmalısınız. Shopify mağazanızda yüksek tutarlı siparişler dönüyorsa ve dolandırıcılık riskini manuel kontrol etmek yerine sistemin otomatik filtrelemesini istiyorsanız, gelişmiş otomasyon seçeneği işletmeniz için en güvenli yoldur.
Shopify Flow ile otomatik sipariş işleme ayarlarını kapatmak için uygulamanın içerisindeki aktif iş akışını (Workflow) “Turn off” konumuna getirmeniz yeterlidir.
Shopify’da temel otomatik sipariş özelliğini aktifleştirdiğinizde, sistem riskli siparişleri ayırt etmez ve yüksek dolandırıcılık riski içeren siparişleri de otomatik olarak onaylar.
Shopify Flow uygulaması, Shopify App Store üzerinden tüm uyumlu paketlerdeki mağaza sahipleri tarafından tamamen ücretsiz olarak indirilip kullanılabilir.
